穗能所〔2016〕30号

　　所属各部门：

　　为做好公文处理工作，使之规范化、制度化、科学化，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）和《中国科学院公文处理办法》（科发办字〔2012〕86号），结合研究所的实际情况，特制定《中科院广州能源所公文处理办法》。

　　现印发如下，请各部门遵照执行。

　　       中国科学院广州能源研究所    

　　2016年6月6日

　　中科院广州能源所公文处理办法

　　为做好公文处理工作，使之规范化、制度化、科学化，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）和《中国科学院公文处理办法》（科发办字〔2012〕86号），结合研究所的实际情况，特制定本办法。

　　第一章   总  则

　　第一条  中国科学院广州能源研究所（以下简称广州能源所）公文是我所在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

　　第二条  公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

　　第三条  公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

　　第四条  公文处理必须严格执行国家保密法律、法规以及研究所的有关保密规定，确保国家和研究所秘密的安全。

　　第五条  广州能源所各部门负责人应当高度重视公文处理工作，严格遵守本办法并加强对本部门公文处理工作的领导和检查。

　　第六条  党政办公室是我所公文处理的管理机构，负责全所的公文处理工作。

　　第二章 公文种类

　　第七条　广州能源所的公文种类主要有：

　　（一）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

　　（二）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

　　（三）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

　　（四）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

　　（五）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

　　（六）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

　　（七）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

　　（八）批复。适用于答复下级机关请示事项。

　　（九）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

　　（十）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

　　第三章 公文格式

　　第八条　公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

　　（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

　　（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

　　（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

　　（四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加 “文件”二字组成。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。

　　（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。

　　（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。

　　（七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

　　（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

　　（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

　　（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。

　　（十一）发文机关署名。ARP系统发文机关规范化简称分别为：中科院广州能源所、中科院广州能源所工会、中共中科院广州能源所委员会、中科院广州能源所纪委等。

　　（十二）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。

　　（十三）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。

　　（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

　　（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

　　（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

　　（十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。

　　（十八）页码。公文页数顺序号。

　　第九条　公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。

　　第十条　公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。民族自治地方的公文，可以并用汉字和当地通用的少数民族文字。

　　第十一条　公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

　　第四章 行文规则

　　第十二条　行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

　　第十三条　行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。

　　第十四条　向上级机关行文，应当遵循以下规则：

　　（一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。

　　（二）我所向中国科学院请示和报告工作，应当以单位或单位党委名义行文。

　　（三）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

　　（四）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以单位的名义向上级机关负责人报送公文，不得以单位负责人名义向上级机关报送公文。

　　（五）受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。

　　第十五条　广州能源所所属各部门除办公室外不得对外正式行文。

　　广州能源所向地方政府行文一般应以函的形式，特殊情况可根据地方政府相关规定处理。

　　第十六条　同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。

　　                 第五章 公文管理

　　第十七条　公文管理包括收文办理、发文办理和整理归档。

　　第十八条　收文办理主要程序是：

　　（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。

　　（二）登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。

　　（三）初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。

　　（四）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报主管所领导批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

　　（五）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

　　（六）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。

　　（七）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

　　第十九条　发文办理主要程序是：

　　（一）复核。已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。

　　（二）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

　　（三）印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

　　（四）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

　　第二十条　涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

　　第二十一条　复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经本机关负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。

　　复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。

　　第二十二条　公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

　　第二十三条　涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。

　　第二十四条　不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

　　第二十五条　需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及我所档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。

　　第六章  附  则

　　 第二十六条　中科院广州能源所公文含电子公文。电子公文处理工作根据《中国科学院电子公文管理办法（试行）》执行。

　　第二十七条  本办法自发布之日起施行。由党政办公室负责解释。